Những điểm lưu ý khi chuyển việc ở Nhật ~ Thời điểm nghỉ việc, thủ tục và hồ sơ cần thiết khi nghỉ việc

Những gì cần thiết khi chuyển việc ở Nhật?

Tìm việc và chuyển việc tại Nhật không phải là việc đơn giản. Tuy nhiên chắc hẳn sẽ có nhiều bạn không hài lòng với công việc và muốn chuyển sang công việc mới, hoặc có nhiều bạn muốn thay đổi công việc khi được giới thiệu. Bài viết này sẽ gửi đến các bạn những điểm cần lưu ý khi chuyển việc tại Nhật.

Hiện trạng hoạt động tìm việc tại Nhật

Trong trường hợp tìm việc tại Nhật, các bạn cần phải tham gia quy trình khá dài.

Thẩm tra bản sơ yếu lý lịch xin việc → Phỏng vấn lần 1 (cấp trưởng phòng) → Phỏng vấn lần 2 (cấp trưởng ban) → Phỏng vấn lần cuối cùng (cấp lãnh đạo, giám đốc công ty)

Với các công ty lớn có thể sẽ có nhiều vòng phỏng vấn hơn nữa, có nơi sẽ phải tham gia kỳ thi viết và phỏng vấn thêm ví dụ như SPI(※1) hay phỏng vấn theo nhóm (※2). Ở vòng phỏng vấn cuối cùng có nơi sẽ cấp chi phí đi lại, nhưng thông thường các bạn sẽ phải tự bỏ chi phí, vì vậy trong hoạt động tìm việc thì cả thể lực và tài chính đều cần thiết.

※1: SPI……Nói một cách đơn giản thì đây là bản tiếng Nhật của “Quiz” (câu đố). Họ sẽ kiểm tra xem bạn có đáp ứng được kỳ kiểm tra tương ứng về tiếng Nhật, toán học và cả tính cách hay không, có thích hợp với công ty hay không.
※2: Phỏng vấn theo nhóm……Người phỏng vấn sẽ đưa ra chủ đề cho nhóm gồm 1 số người tham gia phỏng vấn, họ sẽ quan sát cách trình bày, thể hiện của các bạn để phán đoán xem người tham gia phỏng vấn có năng lực giao tiếp phù hợp hay không.

Những điểm cần lưu ý trước khi chuyển việc

Không chỉ hoạt động tìm việc mà cả chuyển việc cũng không đơn giản. Tiếp theo bài viết sẽ trả lời các câu hỏi thường gặp cho những bạn định chuyển việc.

Thời điểm nghỉ việc ở công ty là khi nào?

Phần lớn các công ty đều sẽ có ghi trong nội dung hợp đồng tuyển dụng là “trường hợp có ý định nghỉ việc thì hãy thông báo với công ty trước ít nhất 1 tháng”. Trong khoảng thời gian 1 tháng cho đến khi nghỉ việc đó, các bạn cần phải bàn giao lại nghiệp vụ mà các bạn phụ trách, hoặc phía công ty cần thời gian để tìm nhân viên thay thế. Các bạn hãy “thông báo trước 1 tháng” với công ty để nghỉ việc không gặp trở ngại gì nhé.

Hồ sơ nhận từ công ty trước khi nghỉ việc

①Giấy chứng nhận mất quyền lợi bảo hiểm xã hội
Ở Nhật, các công ty sẽ đảm nhiệm một phần bảo hiểm xã hội của nhân viên ví dụ như bảo hiểm y tế quốc dân, lương hưu, v.v. Khi các bạn nghỉ việc ở công ty, các bạn sẽ không được nhận 2 khoản bảo hiểm xã hội này nữa. Sau khi nghỉ việc, để tham gia lại bảo hiểm xã hội các loại, các bạn cần yêu cầu công ty cũ phát hành giấy chứng nhận mất quyền lợi bảo hiểm này.
②Phiếu nghỉ việc dành cho người tham gia bảo hiểm thất nghiệp
Sau khi nghỉ việc, nếu các bạn muốn xin bảo hiểm thất nghiệp tại Hello Work (※3) gần nhất, các bạn cần có phiếu nghỉ việc dành cho người tham gia bảo hiểm thất nghiệp này.

※3: Hello Work……Cơ quan hỗ trợ việc làm của Nhật
③Bảng tổng kết thu nhập và thuế (bảng chứng nhận thu nhập trong năm)
Đây là bảng chứng nhận lương cần thiết để khấu trừ thuế ví dụ như “bảng điều chỉnh thuế cuối năm”, “bảng kê khai thuế” (※4).

※4: Bảng điều chỉnh thuế cuối năm, bảng kê khai thuế……Là chế độ kê khai thuế thu nhập của Nhật
④Bảng chi tiết lương
Ngày nghỉ việc thay đổi khác nhau tuỳ từng người, thông thường nhiều nhất sẽ là ngày cuối tháng, tiếp đó là trung tuần hàng tháng. Trước khi nghỉ việc, các bạn nên yêu cầu công ty gửi bảng chi tiết lương qua bưu điện để biết chính xác số tiền được chuyển vào tài khoản và số ngày làm việc của tháng trước đó có khớp với nhau hay không.

Thủ tục sau khi chuyển việc

①Chuyển trả lại thẻ bảo hiểm y tế cho công ty cũ
Khi các bạn nghỉ việc, thẻ bảo hiểm y tế được làm ở công ty cũ sẽ không còn hiệu lực, vì vậy các bạn phải trả lại cho phòng hành chính nhân sự của công ty cũ (hoặc chuyển qua bưu điện).

②Tham gia bảo hiểm y tế quốc dân (※5)
Trong vòng 14 ngày từ ngày hôm sau của ngày nghỉ việc, các bạn hãy mang giấy chứng nhận mất quyền lợi bảo hiểm xã hội lên cơ quan hành chính của quận, thành phố nơi cư trú để xin tham gia lại bảo hiểm y tế quốc dân.

③Tham gia lại chế độ lương hưu (※5)
Trong vòng 14 ngày từ ngày nghỉ việc, các bạn hãy mang giấy chứng nhận mất quyền lợi bảo hiểm xã hội, sổ lương hưu, con dấu lên cơ quan hành chính của quận, thành phố nơi cư trú để xin tham gia lại chế độ lương hưu.

※5: Về việc tham gia lại bảo hiểm y tế quốc dân và chế độ lương hưu ở mục ②, ③
Nếu công việc mới bắt đầu trong khoảng 14 ngày từ ngày hôm sau của ngày nghỉ việc thì các bạn không cần phải tham gia lại các bảo hiểm nói trên. Các bạn chỉ cần nộp hồ sơ, giấy tờ cần thiết cho bộ phận hành chính nhân sự của công ty mới là có thể tham gia lại.

Hồ sơ nộp cho công ty mới

Về cơ bản, nếu các bạn chuẩn bị các hồ sơ sau đây thì sẽ hoàn thành bảo hiểm xã hội sau khi chuyển việc. Có trường hợp công ty mới sẽ yêu cầu nộp giấy tờ khác vì vậy nếu không hiểu, các bạn hãy thử hỏi lại.

・Copy sổ lương hưu
・Giấy chứng nhận bảo hiểm thất nghiệp
・Bảng tổng kết thu nhập và thuế
・Phiếu đăng ký cư trú (※6)
・Copy thẻ cư trú

※6: Phiếu đăng ký cư trú……Là giấy tờ chứng minh nơi cư trú hiện nay. Các bạn hãy xin tại trụ sở hành chính của quận, thành phố nơi cư trú.

Sau khi nghỉ việc thì “tư cách lưu trú” có bị mất đi ngay không?

Cho dù các bạn nghỉ việc thì tư cách lưu trú trong khoảng thời gian còn lại (visa lao động) sẽ không bị hết hạn hiệu lực ngay. Các bạn sẽ thường nghe được rằng “nếu không có việc và không thể tìm được việc trong 3 tháng trở lên thì tư cách lưu trú sẽ mất đi”.

Theo điều 22 luật quản lý nhập cảnh, trong trường hợp không có hoạt động gì liên quan đến tư cách lưu trú trong 3 tháng liên tục trở lên thì “có thể bị mất tư cách lưu trú”. Tuy nhiên “loại trừ trường hợp có lý do chính đáng”, ngay cả khi không thể tìm được việc trong 3 tháng trở lên mà các bạn có thể chứng minh được vẫn đang tiếp tục hoạt động tìm việc thì cũng có thể duy trì tư cách lưu trú hiện có (※7).

※7: Chứng minh hiện vẫn đang liên tục trong hoạt động tìm việc……Với các bạn hiện tại vẫn đang tìm việc thì sẽ nộp hồ sơ về hoạt động tìm việc (ví dụ như đơn xin tìm việc). Trong trường hợp không thể chuyển việc do ốm đau chẳng hạn thì cần phải nộp phiếu chẩn đoán sức khoẻ.

Phần kết

Thủ tục khi chuyển việc sang công ty mới nhìn thoáng qua thì có vẻ phức tạp nhưng các bạn chỉ cần “huỷ bỏ hợp đồng” bảo hiểm với công ty cũ và “xin lại” ở công ty mới. Nếu các bạn đã quyết định thay đổi công việc thì hãy xác nhận với công ty và đừng quên nộp các loại giấy tờ cần thiết được giới thiệu trong bài viết này nhé!