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在日本工作的外國人必看！如何順利開會
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日本有著獨特的商業文化，外國人可能很難理解。因此，這次我們將介紹一些在日本順利舉行會議的技巧。我們針對需要注意的事項提供具體建議。
做好會議前期準備工作
如果您要主持會議，提前做好準備很重要。創建議程並提前分發給參與者。澄清會議的目的和目標也很重要。
在創建議程時要記住的要點如下。
- 確保您已討論了會議上要討論的所有項目。
- 項目應具體、簡潔。
- 確保您有足夠的時間處理每件物品。
在闡明會議的目的和目標時，請記住以下幾點：
- 明確會議的目的是什麼。
- 明確會議的目標是什麼。
- 使目標具體且可衡量。
嚴格遵守會議時間
在日本商業中，守時很重要。會議也不例外。確保按時開始並按時結束。
為確保您的會議準時開始，請記住以下幾點：
- 確保會議前準備好必要的材料和設備。
- 確保所有參與者都在場。
- 準時參加會議開始時間。
促進討論
在會議上，討論可能會變得激烈並偏離軌道。在這種情況下，主持人正確控制討論非常重要。盡量透過鼓勵發言者發言來保持會議順利進行，如果有相互矛盾的意見，盡量從中立的角度總結意見。
以下是一些有助於討論順利進行的提示：
- 給所有參與者發言的機會。
- 若意見有衝突，請站在中立立場提出意見。
- 小心不要讓討論偏離軌道。
- 始終了解會議的目的和目標。
尊重參與者的意見
日本企業注重合作和團隊合作。在會議上，尊重與會者的意見，並努力進行建設性的討論。此外，即使您不同意某人的觀點，也要避免否認或批評他們。
以下是尊重參與者意見的一些提示：
- 聽取參與者的意見。
- 表現出嘗試理解參與者意見的態度。
- 不要批評參與者的意見。
總結會議
請務必在會議結束時總結討論結果。另外，檢查下一次會議的日程安排以及參與者的任務。
總結會議時要記住以下幾點：
- 簡要總結討論的結果。
- 安排下一次會議。
- 檢視參與者的任務。
概括
台灣人要想在日本取得成功，了解並適應日本的商業文化非常重要。注意會議進度，盡量保持溝通順暢。會議的召開方式因公司和行業而異，但如果牢記此處介紹的基本要點，您將能夠在日本順利召開會議。
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