海外と日本の会議の違いは？進め方のポイントもあわせて解説

海外の会議と日本の会議は何が違う？

文化や慣習の違いから海外の会議と日本の会議では、いくつか異なる点があります。会議をスムーズに進めるためにも、両者の違いを把握しておきましょう。

それぞれ詳しく見ていきます。

参加人数

海外の会議では、議題に直接関わる人員のみが参加し、必要最小限の人数で効率的に進められることが一般的です。意思決定に直接関わる人や専門知識を持つ人だけが参加し、議論が行われます。

一方日本の会議は、海外の会議と比べて参加人数が多いです。情報共有や根回しなどの理由から、直接関係のない部署から参加することがあります。

会議の所要時間

海外の会議では効率性を重視しているため、明確な議題と時間配分を設定し、それに沿って会議を進行していきます。対して日本の会議は長時間に渡ることが多いです。議題以外の話題にも時間を割くことがあります。

会議の目的

海外の会議は、意思決定と問題解決を目的としており、しっかり結論を出そうとします。対して日本の会議は「ただ集まる」「とりあえず話し合う」だけの会議となってしまうことがあり、何も決まらずに終わることも珍しくありません。

会議への姿勢

海外の会議では、参加者が積極的に発言して、活発な議論が行われることが多いです。何も話さない人は消極的と捉えられてしまいます。対して日本の会議は上下関係や調和を重きに置いており、聞き手が多く、発言も控えめです。

意思決定のプロセス

海外の会議では、多くの場合その場で意思決定が行われます。参加者は自身の意見を述べ、議論を通じて決めていきます。

一方、日本の会議では根回しが必要であったり、上司の判断が最終決定となったりするケースが多いです。そのため、会議自体は形式的なものになることも少なくありません。

非言語コミュニケーション

海外では直接的なアイコンタクトや表情、ジェスチャーを多用して、自分の意思を示すことが一般的です。対して日本では控えめな態度や微妙な表情の変化、沈黙も重要なコミュニケーション手段となります。

海外企業や海外拠点との会議を上手く進める7つのポイント

ここでは、海外企業や自社の海外拠点との会議を上手く進めるための7つのポイントを紹介します。

①会議の目的やアジェンダを事前に共有する

会議の目的やアジェンダを事前に共有しましょう。事前に共有しておかないと、その分会議の進行が遅れてしまいます。

また、すぐに本題に入れるため、余分な時間がかかりません。会議内容をイメージして臨めることから、会議の質も高まるでしょう。

アジェンダには具体的な議題と時間配分を記載し、参加者が十分な準備時間を確保できるよう、早めの共有を心がけましょう。

②必要最低限の人数で行う

海外企業との会議では、参加人数を必要最小限に抑えることが重要です。人数が多すぎると、発言しにくい環境が生まれてしまいます。各参加者の役割を明確にし、会議内容に直接関係ある人や専門知識を持つ人のみを招集しましょう。

不要な人員を省くことで参加者の発言機会が増え、より活発な意見を交わせるようになります。また、通訳を介する場合も少人数の方が手間が少なく、会議の効率化を図りやすいです。

③ファシリテーターや議事録担当を指名する

国際会議を円滑に進めるには、ファシリテーターと議事録担当者を指名することが重要です。ファシリテーターは、議論の進行役として全員の意見を引き出し、議論が脱線しないようにするのが役割です。議事録担当者は、決定事項や次のアクションを記録します。

④積極的な参加を促す

海外企業との会議では、全参加者からの積極的な発言が期待されます。日本の会議文化とは異なり、指名されてから発言するのではなく、自主的に意見を述べることが重要です。

ファシリテーターに関しても、全員に発言の機会を設け、質問や意見を歓迎する雰囲気づくりを心がけましょう。例えば、参加者の意見に対して反対意見がある場合は、代替案を出すよう促します。

⑤時間配分を決めておく

会議の開始時間と終了時間を明確に決めて、アジェンダに沿って会議を進めていきましょう。各議題に適切な時間を割り当て、議論が脱線しないよう注意を払います。

時間を決めておくことで、参加者は「決められた時間の中で結論を出そう」となり、ダラダラと時間ばかりが過ぎていくという事態を減らせます。

⑥相手側の時差を考慮して会議日程を組む

参加者全員が最適なコンディションで臨めるよう、時差への配慮も必要です。時差を把握しておかないと、相手側にとって深夜や早朝になってしまい、負担がかかってしまいます。

相手側の時差を把握し、双方にとって負担の少ない時間帯を選ぶよう心がけましょう。

⑦通訳者を用意しておく

海外との会議では、しっかり発言しその場で意思決定しないとうまくいきません。そのため会議をスムーズに進めるために、専門の通訳者を手配することを検討しましょう。とくに専門性の高い内容や重要な交渉の際は、正確な意思疎通が不可欠です。

通訳者を用意することで迅速な意思決定を行い、会議回数を減らせれば、通訳者に支払うコストは回収できます。また、会議の無駄な時間を減らせれば、従業員の生産性向上にも繋がるでしょう。

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海外と日本の会議の違いを把握して準備を進めましょう

海外と日本では参加人数や時間、会議への姿勢など多くの違いがあります。海外との会議では、これらの違いを認識した上で対応することが重要です。

海外企業や自社の海外拠点との会議を効果的に進め、ビジネスチャンスを最大化させましょう。